中国科学院大学教育基金会采购管理办法

一、总则

第一条 为切实加强基金会采购与招标工作的管理,规范采购与招标行为,理顺采购流程,降低采购成本,提高采购工作效率,保障基金会项目顺利实施,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及中国科学院制定的有关规章制度,结合基金会实际情况,制定本办法。

第二条 凡基金会采购货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等均适用于本办法。

二、采购范围及原则

第三条 本办法所称货物,是指基金会各项目管理部门使用捐赠资金采购货物,包括科研设备、计算机软件、实验器材、医疗设备、图书资料、办公家具、文创用品或其他货物。本办法所称工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本办法所称服务,指除货物、工程以外的其他采购对象,包括劳务、物业、餐饮、软件开发、信息化服务、房屋租赁等。

第四条 采购工作应遵循公平、公开、公正的原则,符合国家法律规定,保证按主合同和设计文件要求的技术参数、质量、数量及协议约定的到货时间,以合理的价格和可靠的供货来源,获得所需的设备、材料及相关服务。

第五条 任何单位和个人不得将基金会规定应当招标的项目化整为零或者以其它任何方式规避招标。

第六条 凡采购商品形成固定资产的,根据基金会固定资产相关管理规定,凡是项目管理单位使用捐赠资金采购的固定资产,由基金会将固定资产转至受赠单位进行统一管理;基金会办公经费采购的固定资产由基金会办公室自行管理。

三、采购方式

第七条 基金会实施的采购方式,参照国家有关法律、法规文件规定,结合基金会实际情况,由政府采购方式和特殊需求采购方式组成。

(一)对于政府采购,主要指学校各部门及科研院所使用捐赠资金采购货物、工程和服务,按以下方式执行:

1)单项或批量资金50万元(含)以上的货物和服务项目,60万元(含)以上的工程项目,基金会可按照《中国科学院大学招标投标管理办法》,委托国科大招标投标管理办公室对采购项目的招标投标工作进行组织、协调和指导;

2)购买10万元(含)以上、50万元以下的货物及服务项目,60万元以下的工程项目,采购方需组建至少3人采购小组,项目负责人担任组长,项目负责部门组织三家以上供应商询价比价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格;

3)购买10万元以下货物及服务类项目,由项目负责部门自行采购;

(二)特殊需求采购是指捐赠资金或基金会办公室使用自有资金采购特殊需求类货物或服务,如文创产品、房屋租赁等,其中文创产品,是指为保证基金会公益项目正常进行所需的不属于固定资产管理范围的物品,包括但不限于可表达校园文化和彰显校园精神相关的纪念徽章、书签、帆布包、T恤、羽绒服等。

特殊需求类采购凡符合以下条件之一的,采购方须提供特殊需求类采购论证报告,并由基金会审核通过后,可优先从基金会合格供货商名录(白名单)中选取符合要求的一家供货商直接参与采购。采购时可根据实际需求,按不同采购数量设置阶梯价格并在合同中表明。

(1)来源渠道单一,只能从唯一供应商处采购的;

(2)服务的时间、货物的数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

(3)为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需继续从原供应商处添购的。

(4)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

四、供货商管理

第八条基金会牵头评选并建立“合格供货商名录”(白名单)。

第九条 “合格供货商名录”(白名单)入选条件:

(一)与基金会有长期业务往来且业绩优良;

(二)行业内评价较好,合作氛围良好,且近期无诉讼等风险事件;

第十条 项目“合格供货商”应符合如下基本条件:

(一)有能力满足产品质量要求;

(二)有完整并已付诸实施的质量管理体系;

(三)有良好的信誉和财务状况;

(四)有能力保证按合同要求准时交货,有良好的售后服务;

(五)具有类似产品成功的供货及使用业绩。

第十一条 最终的白名单版本、以及此后更新的内容,均需要基金会采购小组及财务处签批后生效。

五、合同订立与执行

第十二条 单笔采购金额在一万元(含)人民币以上的,应签订《订货合同》,可根据实际需要由买方(基金会)、卖方(供货方)签订采购合同,并由项目负责人签字;

第十三条 合同要求一式三份,基金会、供应商、项目管理单位各执一份,在合同签订、执行、验收和付款等各环节中相互配合、各负其责。

六、相关责任

第十四条 采购全过程应坚持公开、公平、公正的原则;

第十五条 采购经办人必须遵守廉洁自律的原则,不得私下接受供应商的宴请、礼品、现金或其他好处;

第十六条 供货商和价格属于基金会机密,任何人不得泄露,避免由此引发的不公平竞争和采购流程混乱;

第十七条  相关部门和个人在验收、付款过程中要积极配合,不得无故延迟验收或付款。

七、附则

第十八条 本办法自2021年12月26日基金会第三届理事会第四次会议通过之日起执行。

第十九条 本办法由基金会办公室负责解释。

 

中国科学院大学教育基金会

20211226