中国科学院大学教育基金会

中国科学院大学教育基金会财务管理制度

第一章  总则

　　第一条　为规范中国科学院大学教育基金会（以下简称“基金会”）的财务行为，加强财务管理，提高基金会的资金使用效益和财务管理水平，保证基金会公益事业健康发展，根据《中华人民共和国会计法》（以下简称“《会计法》”）、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、《内部控制规范》、《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》、《关于加强中央部门所属高校教育基金会财务管理若干意见》等文件精神及国家有关规定，按照《中国科学院大学教育基金会章程》及本基金会实际情况，特制定本制度。

　　第二条　基金会财务管理的基本原则是：贯彻、执行国家有关法律、法规和各项财务管理制度；组织募捐、接受捐赠收入应符合基金会章程宗旨和公益活动的业务范围；在合法、安全、有效的前提下实现基金的保值、增值；本着公开、透明的原则开展公益活动。

　　第三条  基金会财务管理的主要任务是：真实反映基金会的财务状况，建立健全财务管理制度，加强经济核算，提高资金增值效益，加强对基金会的财务活动的控制和监督。

第二章  组织机构

第四条  基金会设理事会，为基金会决策机构，定期审议基金会财务工作报告。审议的主要内容包括：（1）财务管理相关规章制度；（2）年度经费收支预算和决算；（3）其他重大事项。在基金会理事会领导下，秘书长全面负责财务工作，并对本基金会财务管理制度的建立健全及有效实施负责。财务主管协助秘书长主持日常财务会计工作。　　

第五条  按照《会计法》规定及基金会开展业务活动需要，设置基金会的财务会计，配备财务人员。财务人员须取得会计从业资格证书，财务除取得会计从业资格证书外，还应当具备会计师以上专业技术职务资格并且从事会计工作五年以上。

　　第六条  建立健全财务人员岗位职责，做到岗位明确，以岗定责，权责分明。

　　出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。会计不得经手现金、银行存款、有价证券的保管和收付工作。

　　第七条　财会人员工作调动，必须按《会计法》的规定办理移交手续，并履行监交程序，在规定的期限内做好财务人员交接手续，包括：

　　1、整理待移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；

　　2、编制移交清册，列明应该移交的凭证、账表、印章、现金、支票登记簿以及其他有关台账、文件、资料和其他物品；

　　3、一般财务人员移交由财务主管进行监交，财务主管移交由秘书长和学校财务处派人会同监交。移交文件由移交双方及监交人共同签字。

　　第八条　会计人员应加强会计业务的学习和训练，提高业务素质，必须每年参加会计人员继续教育。

　　第九条　会计人员对不真实、不完整的原始凭证和违反国家财务制度规定的收支，应坚持原则，拒绝办理，并及时向主管领导汇报。

　　第十条　会计人员要具备良好的职业道德，遵纪守法，办事公正。

　　第十一条　按照国家税法有关规定按时纳税申报，及时足额上缴税金和其他税费。

　　第十二条　主动接受主管部门、主管税务机关、社会审计单位等依法进行的监督和检查。

第三章  财务人员岗位职责

　　第十三条　出纳岗位职责

1、做好现金的日常管理及收付工作，保证现金收付的正确性和合法性；

2、每天工作日结束前，及时盘点库存现金并与现金明细账进行核对，做到账实、账表、账证、账账相符；

3、严格执行现金管理制度和结算制度，根据基金会规定的费用报销和收付款审批手续，办理现金及银行结算业务；

4、严格按限额留用库存现金，不得超出限额。杜绝白条抵库，发现问题及时汇报；

5、具体负责各类票据管理，包括领用、核销、开立、寄送；

6、具体负责现金及各类有价证券、支票、结算凭证、空白收据、印章（银行印鉴章中的财务专用章、发票专用章）、经办网银U盾的保管；

7、具体负责各类报销款项网上银行的经办支付，若发放不成功及时与经办人和银行联络、核对并重新发放；

8、负责现金、银行存款账的日常结算与对账工作，做到账款相符、账账相符，月末及时编制《银行存款余额调节表》，做好未达账项的清理工作，防止呆账坏账的形成。定期不定期地接受财务负责人对现金、银行账的抽查；

9、出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；

10、领导交办的其它事项。

第十四条　会计岗位职责

1、按照国家及基金会财务相关管理规定对各类专项基金项目的报销单据进行审核，对不真实、不完整的原始凭证不予报销；

2、按照财务核算制度及基金会管理要求设置总账、明细账及辅助账，做好收入、成本、费用、债权债务等业务的会计凭证编制，会计账簿登记，做到判断准确，科目使用无误；每月按时结账，及时完整编制财务报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚；

3、定期检查基金会财务制度的执行情况，发现问题及时向领导报告，并提出建议；按基金会领导及工作管理要求对基金会制定的预算、财务计划、业务计划的项目执行情况进行反映；

4、配合项目管理部做好项目财务管理工作，特别是对学生奖学金、助学金等重大项目实施情况提供相关的财务报告；

5、按税法的相关规定及时缴纳各类税款和上报税务报表；

6、对出纳提交的网银付款信息进行复核并支付，如发现信息有误，及时退回；

7、按财务规定保管银行印鉴章中的个人名章，保管复核网银U盾；

8、装订整理并保管会计凭证、账簿、银行对账单及报表等，严格执行查阅制度及保管制度；

9、配合相关部门完成对基金会的各项审计工作；

10、领导交办的其它事项。

　　第十五条  财务主管岗位职责

　　协助基金会秘书长主持财务工作。

　　1、贯彻执行国家财经制度和学校各项经济政策，依法组织本单位会计核算工作，及时、准确、完整地计算、记录、反映财务收支和经济活动情况；

　　2、负责单位各项财务制度的制订、完善、实施和落实情况的监督检查工作；

　　3、建立健全单位资金管理内控制度，合理调配资金，确保资金安全及正常运转；

　　4、复核记账凭证的各项内容，负责组织编制单位年度预算，加强预算控制，防范财务风险；

　　5、负责财务年终结账的账务处理工作，并做好下一年度的初始化工作；

　　6、组织编制财务报表，提供财务会计报告，开展财务分析，为报表使用者提供经济决策依据；配合学校做好年终财务决算报表的并表工作；

　　7、加强会计监督，实行重大财务会计事项定期报告制度，根据要求定期向基金会理事、监事报告基金会财务情况；

　　8、负责制订本部门岗位职责并组织实施，安排财会人员的各项工作，协助单位领导对财会人员的工作考核，加强对财会人员的业务指导，组织业务培训，提高财会人员业务水平；

　　9、协调本基金会与中国科学院大学及与国家民政部和相关审计、统计、税务、银行及其他金融机构、会计中介等部门的关系，维护本基金会及学校的利益；

　　10、其他交办的财务工作。

第四章  会计核算管理

　　第十六条  基金会执行《民间非营利组织会计制度》。会计核算必须根据基金会实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制会计报表。

　　第十七条  原始凭证是一切经济业务发生或完成时取得的，是进行会计核算的重要资料。每一项经济业务发生都必须取得原始凭证。对原始凭证的基本要求是：真实可靠，取得及时、内容完整清楚，具有合法性与完整性。会计人员必须认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和正确性。对原始凭证的具体要求如下：

　　1、原始凭证必须符合规范。从单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的发票专用章；从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员签名或盖章；自制凭证要统一格式，统一填制方法；

　　2、原始凭证（如发票）必须填写清楚必要信息。包括：所购物品的名称、型号、数量、单价、金额等；

　　3、对无章、数字不真实、内容不完整或不清楚、大小写不符、伪造、涂改的原始凭证不得接受报销；

　　4、原始凭证不得外借，如遇特殊情况，须经会计主管批准后，提供复印件。

　　第十八条  记账凭证是登记账簿的基础，为保证会计账簿能够真实地反映经济业务活动的本来面貌，确保会计资料真实完整，记账凭证必须统一格式，以原始凭证为依据。填制凭证必须符合会计制度要求，要连续编号，记录明确，签章齐全，会计科目运用准确，摘要简明，附件数量完整，文字清晰，对应关系清楚，数字内容与原始凭证一致。

　　第十九条  基金会根据《民间非营利组织会计制度》的要求设置会计科目，并结合基金会的实际情况，增加相关的二级、三级会计科目。

　　年末应打印各类明细账、现金、银行日记账和必要的备查账。

　　第二十条　会计报表是反映一定时期财务状况和业务活动成果的书面文件。编制会计报表要做到数据真实准确、内容完整、编报及时。

　　每年年末财务主管将会计报表报送给各位基金会理事及监事，并按要求报送登记主管部门、业务主管部门、主管税务机关等。

第五章  现金和银行存款管理

　　第二十一条 现金是指存放在财务部门，由出纳人员保管的库存现金，包括人民币和外币。基金会必须严格按照国务院颁布的《现金管理暂行条例》的规定办理现金的收付。主要用于支付结算金额在人民币（下同）1000元以下的零星报销支出。

　　第二十二条  库存现金是为保证日常零星开支的需要，允许留存的现金最高限额一般为当天的零星开支需要量，本基金会的库存现金限额为5000元，超过库存限额部分应在当天解缴银行。

　　接受捐赠、提供服务等经营活动发生的现金收入应及时送存银行，不得坐支现金；不得用不符合规定的凭证顶替现金，即不得白条抵库；不得谎报用途套取现金；不得公款私存。

　　第二十三条 现金要做到日清月结，每日业务结束后，出纳应将库存现金与现金日记账余额进行核对是否相符。会计主管应不定期对现金进行盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。如发现现金账面余额与实际库存不符，须及时查明原因。

　　第二十四条  银行存款是指存放在银行或其他金融机构的货币资金。不属于现金结算范围的款项支付应全部通过银行进行转账结算。

　　第二十五条  取得的货币资金收入必须及时全额入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。

　　第二十六条  不准签发空头支票或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易的票据，套取银行和他人资金。

　　第二十七条  出纳应根据审核无误的记账凭证办理货币资金收付款业务。

　　第二十八条  开立银行账户须经理事长同意、主管部门审批同意后方能开设。应建立银行账户信息管理系统，定期参加银行账户年检，发现问题及时处理。

第六章  票据及有关印章的管理

　　第二十九条  票据是指公益事业捐赠票据、资金往来票据、内结算凭证、银行空白票据。

　　第三十条　银行空白票据事先不得加盖银行预留印鉴，对领购的银行票据应进行及时登记并妥善保管，作废的银行票据应加盖“作废”章。

　　第三十一条　公益事业捐赠票据由基金会办公室申领，交到财务部由出纳保管。应设置票据领用登记本，做好票据的领购、使用和核销登记工作。

　　会计应不定期对票据的领购、开立、核销进行监督检查。

接受捐赠不分金额大小必需开具捐赠票据。作废的票据应将所有联次订在一起，盖上“作废”章。

　　第三十二条　银行预留印鉴须分开保管，不得随意放置或携带外出。法人个人名章由会计保管，财务专用章由出纳保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

第七章  网上银行管理

　　第三十三条　开通专人专用证书U盾三个，并按规定在工作用计算机上安装正版操作系统、浏览器、防火墙及正版杀毒软件，并下载安装银行提供的安全控件。

第三十四条　办理网上银行业务必须严格按照规定的授权与流程进行操作，至少由两人以上方能完成支付业务。

第三十五条　网银业务一旦操作成功，若发生收款方信息有误需重新办理时，必须在收到银行退款单，并对该笔业务重新核对信息后，方可重新汇款。

　　第三十六条　由出纳逐笔核对银行对账单及银行存款余额，确保银行收支业务的正确性，以及时加强资金的风险控制。

附：U盾权限设置

任何个人不得拥有超越内部会计控制的权力，不得由一人办理网上银行业务的全过程。

第八章  财务报销制度

第三十七条  授权批准

（一）基金会直接负责管理的捐赠项目、管理费用和筹款费用，其资金往来按基金会审批流程办理；

（二）研究所、国科大院系（部门）负责管理的捐赠项目（分基金），其资金往来由研究所、国科大院系（部门）指定的项目负责人审批后，按基金会审批流程办理报账手续。

（三）项目负责人对财务行为的合法性、真实性、完整性、规范性、准确性等负责。

（四）基金会审批流程

1、5万元（含）以下的其资金往来，由基金会办公室主任审核；

2、5-10万元（含）及以下的其资金往来，由秘书长签字审核；

3、10万元以上的由理事长审核；

4、重大投资活动的需经理事会通过；

5、因公出国(境)费用、接待费等由理事长审批；

其它财务审批权限详见《中国科学院大学教育基金会财务审批权限表》（附件1）。

第三十八条　报销制度

1、报销的发票抬头：中国科学院大学教育基金会，经办人对报销发票的真实性、合法性负责并须严格审核。

2、报销发票应统一填制“中国科学院大学教育基金会普通报销单”，并由经手人和项目负责人亲笔签字，方可到基金会办公室办理审批流程。凡发票填开内容笼统的，需附购货小票或网购清单。

3、办理预借款应填制“中国科学院大学教育基金会借支票申请单”或“中国科学院大学教育基金会借款单”，如果是采购借款，金额超过10000元以上应提供采购合同，由项目负责人签字。

4、发票金额在1000元以上的原则上需银行转账（支票、汇款）支付；单张发票金额虽未超过1000元，但连续号码金额累计超过1000元也视同单张发票，需银行转账支付。

5、多张连号的出租发票不予报销；同一辆出租车发票每次限报一张，优步、神州等出租公司的出租发票开具内容为“租车服务费”的，报销时需附用车清单；汽车租赁发票需提供租赁合同，由项目负责人签字。

6、举办活动需附活动费用清单，发票日期应与活动举办期间相符，一次活动附一份清单。

7、材料消耗品，包含办公用品、材料等，需列明明细（10000元以上的提供合同原件，由项目负责人签字。）；报销时还需附《中国科学院大学教育基金会购置材料验收单》。

8、符合下列标准的纳入固定资产管理：使用年限在一年以上，一般设备单位价值1000元人民币及其以上、专用设备单位价值1500元人民币及其以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到上述标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资（家具，图书等）。

（1）凭购置发票和《中国科学院大学教育基金会固定资产明细表》办理报销手续；

（2）单价（或批量资产）超过10万元以上（含）的仪器设备报销时还需递交三家大型仪器设备比价报告。

9、出差、参加会议或培训，事项报销应填制“中国科学院大学教育基金会差旅费报销单”，具体要求参照《中国科学院大学教育基金会差旅费管理办法》（附件2）。

乘坐交通工具的等级和住宿费标准按照《中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表》（附件3）执行。

10、会议主办/承办单位报销会务费，会议标准及具体要求参照《中国科学院大学教育基金会会议费管理办法》（附件4）及《中国科学院大学教育基金会会议费、差旅费管理办法有关问题的解答》（附件5）执行。

11、票面金额在3000元以上的发票，需登录国家税务机关网站进行发票查验，并打印查验记录附于发票后方可报销。

　　12、出国报销：

报销短期出国交流费，出国前需事先在所在单位办理出国任务批件书。报销时需提供：出镜任务批件书、行程单、境外住宿发票（receipt、invoice、bill等）、护照照片页和签证页复印件等。学生需提供与国科大或研究所签订三方协议。

　  13、发放专家讲座费、评审费，需填制讲课酬金或评审费发放表格。提供身份证号、账户名称、银行卡号、开户行等详细信息，实行实名制转账发放，无特殊情况不得直接以现金发放。个人所得税按照税务机关相关规定执行。

14、发放奖教金需提供评奖通知、评选结果公示或研究所、国科大院系（部门）发文以及填写《中国科学院大学教育基金会基金项目支出证明单》、《中国科学院大学教育基金会基金项目发放表—打卡》，实行实名制转账发放。

　　15、奖助学金的发放需遵循“公开、公平、公正”的原则，发放时需提供：评奖通知、评选结果公示或研究所、国科大院系（部门）发文以及《中国科学院大学教育基金会基金项目支出证明单》、《中国科学院大学教育基金会基金项目发放表—打卡》，按学生学号实名制打卡发放。

　　16、现金支付报销可以打入报销人的银行卡，填写《中国科学院大学教育基金会报销网银流水单》。电子版发送至foundation@ucas.ac.cn，邮件命名为：项目名称（研究所、院系、部门）。

　　17、项目负责人本人经手的费用支出报销“项目负责人”一栏不得由本人签字，应由其它相关领导签字。

　　18、中国科学院大学教育基金各类报销凭证及相关表格，可登陆基金会网站（http://www.ucasef.cn/index.php/zh-CN/）后进入下载中心进行下载。

第九章  资金投资运作管理

　　第三十九条　基金会进行保值增值应当遵守合法、安全、有效的原则。严格执行国家颁布的基金会投资活动相关规定，符合基金会的宗旨，维护基金会的信誉，遵守与捐赠人和受助人的约定，保证公益支出的实现。

　　第四十条　基金会用于投资运作的资金由基金会留本基金和暂时不需使用的沉淀资金组成。

　　第四十一条　基金会进行直接投资，应当进行与慈善组织宗旨和业务范围直接相关的股权投资。基金会进行委托投资，应当委托银行或者其他金融机构进行。

　　第四十二条　资金投资运作的组织架构

　　组织架构包括：理事会、秘书长办公会、投资委员会、秘书处/办公室、投资管理部。

　　1、理事会作为基金会的最高权力机构，享有基金会资金投资运作的最终决策权；

2、秘书长办公会主要职责是：①审核投资领域、投资组合、投资方案；②监督秘书处执行；③向理事会上报年度投资规划方案；④提出日常投资建议，呈理事长审批。

3、基金会发起人、主要捐赠人、负责人、理事来源单位以及其他与慈善组织之间存在控制、共同控制或者重大影响关系的个人或者组织，当其个人或者组织利益与慈善组织投资行为关联时，不得参与相关事宜的决策，不得损害慈善组织的合法权益。

　　第四十三条　资金投资运作的流程

　　资金投资运作须在理事会授权范围内进行。具体运作流程如下：

　　1、由基金会秘书处向秘书长办公会递交项目建议；

　　2、秘书长办公会对项目建议实行集体审议；

　　3、秘书处将审议一致通过的投资方案，形成投资理财专题会议纪要，上报理事长审批；

　　4、将理事长审批通过的秘书长办公会会议纪要，上报理事会，如近期无召开理事会安排，以邮件或电子通讯方式将投资方案及会议纪要发送至各个理事，2/3理事同意方可执行投资决议；

　　5、经上述流程审批同意后，基金会财务部方可进行资金拨付。

　　第四十四条　资金投资运作的风险防范

　　基金会的资金投资运作以安全、稳健为原则。

　　1、根据资金流动性需求，采用长短期相结合的方式，选择投资品种；

　　2、采用分散投资策略，选择不同品种以及不同风险等级的产品进行投资，分散投资风险；

　　3、选择多家具有金融资质的实力雄厚的金融机构进行合作，分散信用风险。建立同行业比较档案，定期对金融公司的信用状况和投资能力进行评估，分析各公司的投资风格，调整投资合作对象；

　　4、为控制投资风险，设定止损点为10%。当投资产品损失达止损点时，则应终止该项投资。

　　第四十五条　资金投资运作的监控程序

　　1、理事会任何成员有询问投资理财工作进展的权利，秘书长每年应向理事会全面汇报资金投资运作情况；

　　2、审核资金运作合作单位的背景资料，就合作单位的法律地位、产品属性、资金实力、往来业绩等进行评估；

　　3、审核资金运作协议条文，检查各方的法律责任、风险责任及利润收益等，如有必要须咨询法律顾问；

4、在运作过程中，秘书处应实时监控资金的损益情况，定期报告资金运作方案的执行情况。

第十章  固定资产管理

第四十六条　基金会各项目使用项目经费购买的固定资产在报销时一并办理固定资产登记或捐赠手续。捐赠的固定资产由相关项目负责单位进行管理。

第四十七条　由于固定资产分散于各研究所、国科大院系（部门）使用，参照国科大固定资产管理办法，由研究所、国科大院系（部门）指派专门的固定资产管理员负责实物管理，项目负责人为固定资产的第一责任人；基金会办公室负责固定资产账务管理。

第四十八条　研究所、国科大院系（部门）需有专人负责，每年需定期进行固定资产盘点清查，并向基金会办公室上交盘点清查表。对清查盘点中发现的问题，应查明原因，说明情况，并及时向基金会办公室上报。

第四十九条  项目负责人和资产直接责任人，工作变动离开原岗位以前，必须办理固定资产移交、变更等手续，并报基金会办公室备案。

　　第五十条　固定资产因技术落后、已过使用年限等正常报废后，研究所、国科大院系（部门）固定资产管理员需向基金会办公室备案登记。

　　第五十一条　接收捐赠和无偿调入的固定资产，按照同类固定资产的市场价格或者有关凭证记账，接受捐赠固定资产时发生的相关费用应计入固定资产价值。

第十一章 非现金捐赠管理

　　第五十二条　基金会接受非现金捐赠，应当按照以下方法确定入账价值：

　　1、捐赠人提供了发票、报关单等凭据的，应当以相关凭据作为确认入账价值的依据；捐赠方不能提供凭据的，应当以其他确认捐赠财产的证明，作为确认入账价值的依据。

　　2、捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的，应当以其公允价值作为入账价值。

　　捐赠人捐赠固定资产、股权、无形资产、文物文化资产，应当以具有合法资质的第三方机构的评估作为确认入账价值的依据。无法评估或经评估无法确认价格的，基金会不得计入捐赠收入，不得开具捐赠票据，应当另外造册登记。

第十二章 应收应付款管理

　　第五十三条　应收应付款需指定专人管理，定期清理，年终进行全面检查，实行催收制度。

　　第五十四条　对于校内发生的属暂借性质的应收款如时间较长催收困难，通知项目负责人，冻结项目。对于校外应收款如发生催讨困难，必要时采取法律手段。

　　第五十五条　对于确实不能收回的应收款项，应查明原因，借款部门需形成书面报告提交基金会秘书处，报请应收款的资产损失。财务部根据批准文件核销坏账。

　　第五十六条　年底结账，按《民间非营利组织会计制度》规定，分析可回收性，对预计可能产生的坏账损失计提坏账准备，确认坏账损失并计入当年管理费用。

　　第五十七条　确实无法支付或由其他单位承担的应付账款，确认为其它收入。

第十三章  预算管理

第五十八条　预算编制范围：重大公益项目资金预算、投资收益预算、行政办公费用支出预算等。重大公益项目范围（捐赠金额超过1000万以上）由基金会办公室确定，并提交秘书长办公会审批报理事会通过。

　　第五十九条　项目负责人应对项目预算编制、执行负主要责任。

　　第六十条　预算的编制

1、重大公益项目需编制预算，由各专项基金执行单位项目负责编制，并提交秘书长办公会审批报理事会通过；

　　2、投资收益预算由基金会办公室负责编制；

3、基金会行政办公费用支出预算，由基金会办公室负责编制预算，并提交秘书长办公会审批报理事会通过。

　　第六十一条重大公益项目的预算执行

1、根据基金会办公室审议通过的年度预算方案执行；

2、因工作需要确需调整预算，应列明调整原因、项目、数额及有关说明，经项目负责人、基金会办公室审核后，报理事长审批执行；

3、年度终了要做好全年度的预算分析，总结经验，找出不足，以利于不断提高核算和管理的水平，同时为下一年度预算的制定奠定基础。

预算审批权限由秘书长办公会审批报理事会通过。

第十四章  项目财务管理

第六十二条  基金会应当将接受的捐赠财产用于资助符合其宗旨和业务范围的活动和事业。基金会与捐赠人订立了捐赠协议的，应当按照协议约定使用,不能随意改变捐赠资金的使用方向和用途。如需改变用途，应当征得捐赠人书面同意。专项基金必须做到专款专用，不能“混收混支”。

第六十三条基金会接受捐赠，必须与捐赠人明确权利义务。其中，人民币捐赠款单笔或连续多次捐款累计超过十万元（含十万元）的应订立书面捐赠协议；大额外币捐赠款和跨境人民币捐赠款均应订立书面捐赠协议。

第六十四条基金会项目部应会同捐赠方、捐赠资金受益单位明确每一笔捐赠款的财务项目号和项目负责人，捐赠资金的受益单位（含院系）应在财务部预留项目预留印鉴，便于日后进行项目管理。

第六十五条捐赠项目的项目负责人必须为中国科学院大学/研究所教职工。

第六十六条基金会资助学校的项目，在使用时可转至学校进行财务明细核算。基金会向中国科学院大学转款等事项，应作为特殊会计业务实行审批制度。基金会资助研究所项目，所级项目转款等事宜参照校级项目执行。项目负责部门应对基金会拨付的资金在校/所财务处单独立项，专款专用。项目负责部门应在办理项目报销时严格履行报销制度，符合国家相关的法律、法规的规定，并按基金会与捐赠人签订协议的要求执行。

第六十七条 各捐赠资金受益单位（含院系）相关人员在办理经济业务时应当坚持诚实守信的原则。项目负责人和经办人员是直接责任人，应保证所经办项目经济业务和原始凭证的真实性、合法性和相关性；各院系及部门负责人对本单位经济业务承担监督责任；基金会对各项经济业务承担法人责任。

第六十八条 基金会各项目费用应遵照各项目的捐赠协议执行，不得开支与捐赠协议约定无关的支出。

第六十九条报销时必须提供真实、合法、完整的原始凭证，符合《会计基础工作规范》要求，由财务审核无误后方可予以报销。如从外单位取得的票据必须是税务或财政部门统一印制的票据；符合固定资产标准的，要办理固定资产登记手续。原始凭证不得涂改、挖补。凡凭证内容不全，字迹模糊不清，与经济业务本身内容不符者，应予退回，不得报销。

第七十条  基金会项目借款要及时催还，无故不及时报销的不得再借款。

第七十一条原则上不为各捐赠资金受益单位安排备用金，确因工作需要使用备用金的，应由财务部门从严核定备用金数额，且年底必须如数归还。

　　第七十二条 项目财务预算

　　重大项目需有财务预算，项目执行单位应严格按照第十三章的规定执行；在项目执行过程中，若需要修改财务预算，需提前通知基金会财务部和项目管理部，并经基金会办公室审批同意后执行。

　　第七十三条　项目资金的拨付

项目经办人办理有关报销手续时，应由经办人和项目负责人签字后--提交基金会办公室审核—基金会办公室根据预算进行审核—经办人到基金会财务办理审核及报账手续。拨款金额大于20万元，提前一天通知办公室。

第七十四条　项目的财务监督和阶段检查

　　重大项目预算年度执行完毕时，由基金会办公室与财务部共同进行阶段性资金使用情况检查和监督，项目执行单位须提供本阶段的项目财务报表。

　　若在检查中发现重大项目有违反预算执行等现象，或一般项目在执行过程中发现项目执行与协议有冲突，基金会有权责令项目执行单位进行整改。

　　第七十五条　项目运行费的确定与管理

　　项目运行费是指为实施项目而需要支付的工作费用，项目运行费包括：

　　1、支付给项目人员的报酬，包括：劳务费、专家费等；

　　2、为项目立项、执行、监督和评估发生的费用，包括：差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等；

　　3、为项目的宣传、推广发生的费用，包括：广告费、购买服务费等；

　　4、因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用，包括：所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等；

　　5、项目运行费的支出管理

　　项目运行费支出必须坚持合法合理的原则，并厉行节约。所发生的费用应履行规定的财务报销手续，要求所报销票据合法、合理、齐全。

　　第七十六条 项目全部完成，如有必要由基金会委托会计师事务所对项目进行专项财务审计。

　　第七十七条 主动或应捐赠人要求采用专项报告或网站公布的形式向捐赠人报告接受捐赠财产的使用、管理情况及项目开展情况，并接受捐赠人查询、检查和监督。

第十五章  财务报告编制与财务分析

　　第七十八条 财务会计报告是对外提供的反映本基金会某一特定日期的财务状况和某一会计期间的活动成果及现金流量的文件，包括财务报表、报表附注、财务情况说明书。每年由财务部门负责编制。

 (一)会计报表的种类

1、资产负债表

　　资产负债表是反映本基金会某一特定日期财务状况的报表。资产负债表应按资产、负债和净资产分类分项列示；

　　2、业务活动表

　　业务活动表是反映本基金会在一定会计期间业务活动成果的报表。应按各项收入、业务活动成本、费用各个项目分类分项列示；

　　3、现金流量表

　　现金流量表是反映本会一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。现金流量表应按业务活动产生的现金净流量、投资活动和筹资活动的现金流量分类分项列示。

　　(二)编制财务会计报告的要求

　　1、按照《民间非营利组织会计制度》规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法，根据会计事项完整、准确的账簿记录等会计资料编制财务会计报告；

　　2、依据有关规定，对会计报表中各项会计要素进行合理的确认和计量，不得随意改变会计要素的确认和计量标准；

　　3、编制财务会计报告前，要全面检查会计核算是否按制度规定执行，是否有会计差错，对会计政策变更等原因造成的需调整前期或本期的相关项目是否按有关规定及会计制度进行了会计处理，做到内容完整、数字真实、计算准确，不得漏报或任意取舍；

　　4、会计报表之间，会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应当相互一致，会计报表中本期与上期的有关数据应当相互衔接；

　　5、财务会计报告应按规定的时间编制，应加盖公章、基金会法人、会计主管签章；

　　6、编写会计报表附注

　　根据制度有关规定会计报表附注至少应包括以下内容：

　　（1）重要影会计政策和会计估计及其变更情况、变更原因及对业务状况和业务成果的响；

　　（2）或有事项和资产负债表日后事项的说明；

　　（3）会计报表中重要项目的明细资料；

　　（4）重大捐赠收入和公益活动情况说明；

　　（5）理事、工作人员领取报酬情况说明；

　　（6）接受劳务捐赠情况说明；

　　（7）有助于理解和分析报表需要说明的其他事项。

　　7、编写财务情况说明书

　　财务情况说明书应包括业务及财务活动基本情况（如：资产状况和财务收支情况），上一年度工作计划或预算完成情况及差异分析，下一年度计划及预算、财务管理状况及存在的问题、对单位有重大影响的其他事项（如：重大业务活动的资金募集、管理和使用情况等）。

　　第七十九条　基金会办公室应主动向理事会、监事报送财务报告，报告年度收支情况，资产规模、净资产变动情况，接受理事会、监事对上述内容进行审查并留有轨迹。

　　第八十条　对外报送的会计报表，应由秘书长同意后方可报送。

第十六章  会计档案管理

　　第八十一条　会计档案是指会计凭证，会计账簿和会计报表等会计核算的专用资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证、账本、固定资产台账、其它辅助账簿、财务报表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保存清册、会计档案销毁清册等。

　　第八十二条　会计档案应按规定进行装订及编号、登记，并由专人进行保管。对会计档案做到妥善保管、存放有序，查找方便，同时，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁毁损，散失和泄密。

　　第八十三条　会计档案查阅、复印须由财务人员办理，不得将会计档案携带外出，查账完毕应立即将账册或记账凭证放回原处，不得随意放置。外单位需要查阅或复印会计档案的，如涉及有关财务数据，应持单位介绍信，由财务人员办理。

　　第八十四条　会计档案的保管期限：各种会计档案的保管期限根据规定和工作需要，分为永久，定期两类。定期保管期限分为五年、十五年、二十五年，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，一般保管期限是：

　　1、账本、会计报表永久保管；

　　2、各种原始凭证和记账凭证的保管期限为十五年，现金和银行存款明细账保管期限为二十五年；

　　会计档案要有符合防潮、防虫、安全等要求的库房设施和与档案数量相适应的柜、架等装具，不得封包保存，随意堆放，严防毁损、散失、泄密。

　　第八十五条　会计档案保管期满需销毁时，应严格审查，由财务部提出销毁申请，编制会计档案销毁清册，经基金会秘书长批准同意并签署意见后办理。但对其中未了结的债权债务的原始凭证，应抽出另行立卷，保管到结清债权债务时为止。

按规定销毁会计档案时，应由秘书处和财务部共同派员监督。监销人在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告秘书长。

第十七章  关联方管理制度

第八十六条 关联方关系是指一方控制、共同控制另一方或对另一方施加重大影响，以及两方或两方以上受同一方控制、共同控制或重大影响的，构成关联方。发起人、理事主要来源单位（1/5以上理事来自该单位）、对外投资的被投资方、共同投资方、主要捐赠人等，以及其他在实质上与基金会存在重大控制或重大影响关系的单位或个人，构成关联方。

第八十七条 基金会与关联方之间的业务往来必须遵循以下基本原则：

（一）符合诚实信用的原则；

（二）符合公平、公开、公允原则；

（三）关联方如享有理事会表决权，除特殊情况外，应当回避表决；

（四）与关联方有任何利害关系的理事，在理事会就该事项进行表决时应当回避；

（五）理事会应当根据客观条件判断该关联交易是否对基金会有力，必要时可聘请专业评估师或独立财务顾问。中立性、独立性、公平性和公益性等原则。

第八十八条 与关联方发生的以下交易行为被认定为关联交易：关联方之间转移资源、劳务或义务的行为，而不论是否收取价款。如购买或销售商品、购买或销售商品以外的其他资产、提供或接受劳务、担保、提供资金（捐赠、贷款或股权投资）、租赁、代理、研究与开发项目转移、许可协议、代表民间非营利组织或由民间非营利组织代表另一方进行债务结算，关键管理人员薪酬。

第八十九条 理事会对关联交易履行决策职责；办公室负责执行理事会制定的关联交易战略、规章制度及其他有关决议，且定期披露关联方和关联方交易信息。

第九十条 关联方交易须经秘书处报理事会审批，审批通过后方可执行该项交易。

第九十一条 关联方和关联交易应在财务报告和年检报告中进行披露。

第九十二条 本制度未涉及或未尽的投资事项，按国家的有关规定执行。

信息公开及审计

第九十三条 基金会应当按照登记管理机关、业务主管单位的要求进行审计，并自觉接受税务等主管部门的监督。

第九十四条 基金会应当于每年3月31日前向登记管理机关报送上一年度工作报告，接受年度检查，同时抄报业务主管单位；通过登记管理机关年度检查后，将年度工作报告在登记管理机关指定的媒体及基金会网站上公布。

第九十五条 基金会的信息公开工作，应当符合民政部《基金会信息公布办法》以及《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》的要求。

第九十六条 捐赠人有权查询捐赠财产的使用、管理情况。对于捐赠人的查询，基金会应当及时如实答复。

第九十七条 基金会所有捐赠项目的审计接待归口在基金会，被审计的单位或项目负责人应当事先与基金会联系，未经基金会许可任何人不得对外提供相关财务数据。

第九十八条 所有审计项目需要持项目委托审计函证或会计师（审计）事务所介绍信到基金会办公室进行登记，基金会根据情况安排相关人员接待。

第九十九条 被审计单位和项目负责人应配合基金会与审计人员进行沟通，并对相关问题进行确认和解释。

第一〇〇条 基金会及被审计单位应就审计中发现的问题及时整改。

禁止事项

第一〇一条 基金会财务业务中的禁止事项包括但不限于以下内容：

1、基金会不得提供任何形式的经济担保或财产担保；

2、基金会的财产不得用于国家禁止慈善组织投资的活动；

3、任何单位和个人不得以虚假的经济业务事项或者资料进行资金收付和会计核算；

4、任何单位和个人不得伪造、编造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，不得提供虚假的财务报告；

5、严禁挪用公款，严禁私设“小金库”；

6、严禁以虚假经济业务套取现金；

7、严禁以虚假的经济业务转移经费；

8、严禁开支与业务无关的款项；

9、严禁随意调账。

第十八章  其它

　　第一〇二条　基金会秘书长应按相关的规定，及时向学校报告本单位发生的重大会计事项。

　　第一〇三条　财务软件的修改和硬件设备更换须经秘书长同意，在软件修改和硬件更换过程中，要保证会计数据的连续和安全。

　　第一〇四条　任何经济业务都必须通过填制记账凭证登记入账，不得通过其它手段直接修改账务系统中的数据库。

　　第一〇五条　财务人员按照各自的工作内容和授权的上机权限操作财务软件。

　　第一〇六条　应重视单位内部会计控制的监督检查，并自觉接受各级财政部门及学校财务部门和审计部门对本单位内部会计控制建立和执行情况的监督检查。

　　第一〇七条　基金会的信息公布工作，应当符合《基金会信息公布办法》的要求。基金会的年度工作报告除在登记管理机关指定的媒体上公布外，还应当置备于本基金会，接受捐赠人的查询。

第一〇八条　基金会应当在网站上公开财务制度以及每年的捐赠收入、支出情况、关联方交易等信息。

第十九章 附则

第一〇九条 本办法经2021年12月26日第三届理事会第四次会议审议通过。

第一一〇条 本办法由基金会办公室负责解释。

 

中国科学院大学教育基金会

2021年12月26日

附件：

1.中国科学院大学教育基金会财务审批权限表

2.中国科学院大学教育基金会差旅费管理办法

3.中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表

4.中国科学院大学教育基金会会议费管理办法

5.中国科学院大学教育基金会会议费、差旅费管理办法有关问题的解答

6.中国科学院大学教育基金会国内接待管理实施办法